Função da Secretária

 A Secretaria de uma Associação tem como função cuidar em manter a ordem do objeto da maior atenção de Deus aqui na Terra: - SUA IGREJA. Esta é Sua propriedade, adquirida por preço muito elevado, preço este que custou Sua própria vida, na pessoa e sacrifício do Seu Filho Jesus Cristo.

É atribuição da Secretaria, mais do que fazer levantamentos estatísticos e lidar com números, buscar meios para preservar o rebanho do Seu Senhor, incentivando tudo que possa se constituir em um muro de proteção contra os ataques de Satanás.

Outra função da Secretaria é prover recursos e atividades que auxiliem a igreja na busca da ovelha que se extravia.
E quando essas iniciativas preventivas são recomendadas e aplicadas sem alcançar a preservação de uma ou outra ovelhinha, faz-se necessária a aplicação das disciplinas recomendadas pela Bíblia, Espírito de Profecia e Manual da Igreja.

São ainda atribuições da Secretaria: auxiliar nas decisões administrativas da Associação, zelar pelo cumprimento das praxes organizacionais e dar apoio a todos os departamentos e serviços da igreja.

Departamento de Secretaria

O QUE É SER SECRETÁRIO DE IGREJA
" O Secretário da igreja tem um dos importantes cargos da igreja, de cuja administração apropriada muito depende o eficiente funcionamento da igreja. Assim como todos os outros oficiais da igreja, o secretário é eleito pelo período de um ou dois anos, segundo for determinado pela igreja local; mas, devido a importantes funções especializadas de seu cargo, convém escolher alguém que possa ser reeleito para repetidos períodos de serviço, a fim de que haja continuidade no sistema de registros e envio de relatórios." Manual da Igreja, pág. 59.

A grandeza desta atividade é sentida em todo o seu esplendor quando o secretário, além de cuidar dos pertences da secretaria, é o maior responsável pelo programa de conservação daquilo que é o mais precioso para a igreja - seus membros, almas por quem Jesus derramou o Seu próprio sangue. Ao secretário cabe conhecer a todos e dar o "grito de alerta" quando descobrir que alguns deles não estão partilhando do convívio da Igreja.

QUALIFICAÇÕES PARA O SECRETÁRIO DE IGREJA

1. Aptidão moral;
2. Aptidão religiosa;
3. Amor ao trabalho e à salvação de almas;
4. Espírito de equipe e unidade;
5. Respeito à obra de Deus, aos ministros, aos oficiais de igreja e a todos os membros;
6. Boa Caligrafia;
7. Organização;

SUAS FUNÇÕES CONSISTEM EM:
1. Registrar
2. Informar
3. Administrar
4. Conservar

SUAS RESPONSABILIDADES BÁSICAS CONSISTEM EM:
1. Manter em dia os registros de membros;
2. Providenciar as transferências;
3. Cuidar das atas da Igreja;

UM SECRETÁRIO RESPONSÁVEL PRECISA:

1. Manter sigilo dos dados, relatórios e atas.
2. Conhecer todos pelo nome, inclusive onde moram.
3. Recepcionar os membros para conhecê-los melhor.
4. Apresentar os membros novos aos oficiais, ajudar a se ambientarem na Igreja.
5. Ser organizado: arquivo, pastas, dados completos.
6. Para cada coisa um lugar e cada coisa em seu lugar.
7. Ser pontual: comissões, casamentos, etc.
8. Não jogar nada da Secretaria fora: Atas, boletins, fichas.(verificar com o pastor).

Lista dos membros sempre revisadas:
1. O secretário deve zelar para que os registros sejam precisos.
2. Corrigir nomes errados e incompletos.
3. Mulheres casadas, podem mudar o sobrenome.
4. Dados gerais da ficha.
5. Revisar semestralmente a lista de membros, comparando com a Associação.
6. Pedir ajuda de irmãos que conheçam os membros.
7. Identificar aqueles que não freqüentam e providenciar para que sejam visitados.
8. Descobrir aqueles que mudaram de residência.
9. Comparar com cartões da Escola Sabatina; os membros que estão faltando podem estar esfriando na fé e precisam ser visitados com urgência.
10. Adventistas recém chegados, verificar se desejam solicitar a carta de transferência da Igreja de origem.

DEVERES E RESPONSABILIDADES DO SECRETÁRIO

Abaixo uma relação das responsabilidades que estão ligadas diretamente ao secretário da Igreja.

1. Conhecer e saber manusear o Manual da Igreja.
2. Buscar todas as informações necessárias ao desempenho de suas funções junto ao pastor distrital e na secretaria da Igreja.
3. Registrar no livro de Atos todos os eventos ocorridos na Igreja.
4. Registrar o recebimento de membros na Igreja: pelo batismo, profissão de fé ou por carta de transferência.
5. Registrar exclusões de membros da Igreja: por carta de transferência, por falecimento, por apostasia e por desaparecimento.
6. Manter correspondências com secretários de outras Igrejas (adventistas) a fim de que solicitem a carta de transferência de membros que ora assistem naquela Igreja.
7. Coordenar o programa de Conservação de forma harmônica, visando todos os setores da Igreja. (Classe Pós-batismal).
8. Fazer um confronto do Cadastro da Secretaria da Igreja com cartões da Escola Sabatina, verificando quanto das pessoas batizadas ainda não estão registradas na Escola Sabatina e vice-versa.
9. Zelar pelo atendimento, por parte da Igreja aos membros desconhecidos, membros fracos na fé, apáticos, ausentes, fornecendo à comissão da Igreja uma relação completa com a situação dos membros.
10. Manter correspondência com os membros ausentes, informando-lhes sobre as atividades da Igreja.
11. Fazer o GER (Grupo Especial de Revisão) duas vezes ao ano.
12. Manter atualizado o cadastro de membros de sua Igreja, conferindo com o registro da Associação periodicamente.
13. Corresponder-se freqüentemente com a secretaria da Associação

COMISSÃO DA IGREJA

1. Convocar e comunicar com bastante antecedência aos membros da Comissão da Igreja, informando a data, local e hora da próxima reunião.

2. Colher com o pastor da Igreja e os responsáveis dos departamentos, os itens que deverão compor a agenda a ser discutida na comissão.

3. Elaborar em conjunto com o pastor e anciãos, a agenda a ser discutida na comissão. Esta prévia pode ser feita algumas horas antes da reunião ou no dia anterior.

4. Preparar então a agenda propriamente dita e fornecer uma cópia para cada membro da Comissão.

5. Cabe ao secretário informar ao presidente da Comissão se há quorum suficiente para o início da reunião. (O quorum mínimo deve ser votado pela Comissão da Igreja. Manual da Igreja Pág. 85)

6. Apresentar a cada reunião (1º item) da comissão, a leitura total da Ata anterior para aprovação da redação.

7. Apresentar a comissão a lista dos afastados, doentes e fracos na fé para visitação.

8. Informar ao pastor e à Comissão, as censuras de membros já vencidas para que procurem pelos membros envolvidos e os notifiquem deste vencimento.

9. Após a comissão da Igreja discutir, avaliar e estudar seus projetos e recomendá-los à igreja a fim de que sejam votados ou não. A igreja tem o poder último de decidir sobre os seus negócios.

10. Elaborar um completo relatório da comissão, contando o seguinte:
· Tipo de reunião
· Local, mês, dia e hora da reunião.
· Nome dos participantes.
· Quem presidiu.
· Quem orou no início e no final da reunião.

11. Apresentar e propor o relatório, no próximo Sábado, para a votação juntamente com o pastor ou 1º ancião.

12. Só após a votação pela igreja, elaborar a Ata Oficial, constando especificamente cada voto.

13. Enviar comunicados às pessoas atingidas por decisões na Comissão da Igreja, e se necessário, fixar no quadro de anúncios tudo o que seja de interesse geral da congregação.

14. Verificar que os votos tomados sejam cumpridos.

Ministério da Tesouraria

A Tesouraria da Igreja é fundamental na organização contábil, fiscalização e cumprimento do orçamento.
Neste artigo trazemos informações valiosas para uma função de vital importância para a igreja: a tesouraria. Por se tratar de um assunto de elevada importância, é necessário mencionar vários aspectos que envolvem esta função. Por este motivo, esse artigo será divido em duas partes, com sua conclusão na próxima edição.

A tesouraria trabalha na administração e manipulação dos documentos que serão lançados na contabilidade. Considera-se isto uma tarefa de fundamental importância, pois se os documentos não estiverem em ordem, a contabilidade poderá ser prejudicada na exatidão das suas informações.

A Bíblia desde a história do Velho Testamento já utilizava métodos de controle das finanças. No Novo Testamento é mencionada a função de tesoureiro.

A função de tesoureiro exige algumas qualidades específicas, pois se trata de uma atividade minuciosa e requer muita organização. A seguir, algumas orientações quanto a tesouraria da igreja e o perfil do tesoureiro(s/a/as):

• Responsabilidade - O tesoureiro não deve deixar de cumprir com compromissos que onerem juros, mas deve procurar pagar tudo em dia. Além disso o tesoureiro deve persistir em encontrar todo e qualquer erro de escrita, e primar sempre pela documentação legal.

• Organização - O tesoureiro deve procurar sempre manter em boa ordem e bem organizados, os documentos de pagamentos e recebimentos.

• Disponibilidade - Esta função exige disponibilidade de coração e de tempo. O tesoureiro sempre participará de reuniões, elaborará relatórios e outros. Portanto, seu coração deve encarar a função como um ministério, dispondo de tempo para desempenhar a função com eficiência.

• Maior de 18 anos - O tesoureiro emitirá sua assinatura responsabilizando-se por cheques e documentos emitidos. É importante que a função seja exercida por alguém maior de idade.

• Algum conhecimento ou treinamento - A pessoa a exercer esta função deve possuir um conhecimento mínimo na área de finanças e manuseio de documentos. Se não possui é necessário que receba algum tipo de treinamento.